Kosan Gas forplikter seg til å ivareta personvernet ditt og beskytte personopplysningene dine. Disse to prinsippene er nedfelt i EU-traktatens grunnleggende menneskerettigheter. Kosan Gas er et datterselskap tilknyttet UGI International. UGI Internationals datterselskaper i EØS (det europeiske økonomiske samarbeidsområde) og Storbritannia, inkludert Kosan Gas, omtales med samlebetegnelsen "UGI" i denne personvernerklæringen. Vi samler inn og behandler personopplysningene som du oppgir som kunde, tidligere kunde eller potensiell kunde, eller som du genererer når du bruker tjenestene og kjøper produkter våre. Du mottar denne personvernerklæringen i samsvar med gjeldende personvernlover, inkludert, men ikke begrenset til, lover som implementerer EUs personvernforordning 2016/679 (GDPR) (sammen med "personvernlover "). Erklæringen gjelder bare for beboere i EØS og Storbritannia som bruker våre tjenester eller ønsker å gjøre det, og forklarer hvilke personopplysninger (som definert i personvernlovene) du gir oss og hvordan vi bruker disse personopplysningene for å levere våre tjenester og produkter til deg. Denne personvernerklæringen gjelder ikke kunder, tidligere kunder eller potensielle kunder utenfor EØS og Storbritannia.

Kosan Gas vil være behandlingsansvarlig under gjeldende personvernlover for dine personopplysninger. En behandlingsansvarlig bestemmer hensikten med og metodene for behandlingen av personopplysninger og implementerer passende tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at behandlingen utføres i samsvar med gjeldende lov. I denne personvernerklæringen inkluderer vi en oppsummering av dine rettigheter til å kontrollere hvordan vi bruker personopplysningene dine. Kosan Gas er en tjenesteleverandør til våre kunder, og derfor ønsker vi å la deg, kunden, få kontroll over hvordan personopplysningene dine brukes av oss. Denne personvernerklæringen kan oppdateres fra tid til annen. Fortsetter du å bruke tjenestene våre og/eller kjøpe produktene våre, viser du at du godtar den oppdaterte personvernerklæringen som gjelder på det aktuelle tidspunktet.

Personopplysninger
Personopplysningene dine inneholder informasjon som identifiserer deg eller kan brukes til å identifisere deg. Vi kan samle inn og behandle følgende personopplysninger: (i) fornavn og etternavn, (II) post-og e-postadresser (hvis du har oppgitt dem), (III) leveringsadresse og GPS-koordinater, (IV) fødselsdato og fødested, (v) mobiltelefonnummer og/eller fasttelefonnummer, (vi) kundekode, (VII) identifikatorer, og/eller (VIII) bankopplysninger.

Vi samler inn ulike typer personopplysninger fra ulike kilder, inkludert: (i) kontoinformasjon du oppgir til oss når du åpner og endrer kontoen, (II) informasjon du gir oss direkte når du registrerer deg for å bruke nettstedet vårt, (III) informasjon du gir oss for å få tjenester eller produkter vi leverer, (IV) informasjon vi innhenter om din bruk av våre tjenester og kjøp av våre produkter, samt informasjon du oppgir i e-poster eller telefonsamtaler til oss eller fra tredjeparter godkjent av oss, og (v) informasjon vi samler for å behandle nettbaserte betalinger.

Personopplysningene vi innhentet da kontrakten ble underskrevet, kan dessuten kombineres med andre personopplysninger vi eller tredjeparter på lovlig vis har innhentet om deg, for eksempel under kommunikasjon via e-post, telefon eller lignende, eller fra opptak av telefonsamtalene våre. Dersom vi tar opp samtaler (du varsles om dette i starten av samtalene som tas opp), vil disse samtalene inneholde personopplysningene dine. Vi beholder opptakene av disse samtalene i samsvar med våre oppbevaringsperioder (se nedenfor). Alle personopplysningene dine som innhentes direkte eller indirekte, blir behandlet og beskyttet i samsvar med denne personvernerklæringen.

Vi samler inn visse personopplysninger med ditt samtykke, i forbindelse med følgende:

• markedsføringsformål, abonnement for å motta reklame eller kommersiell informasjon fra oss, din deltakelse eller påmelding til messer eller arrangementer
• din bruk av nettsidene våre, særlig når du oppretter eller administrerer kundekontoen din
• vår kommunikasjon, særlig med kundeservice eller leveringstjenester
• overvåking av kvaliteten på tjenestene våre, særlig opptak av telefonsamtalene våre
• registrering av betalinger av våre LPG-sylindre/-tanker
• deltakelse i konkurranser, tevlinger eller undersøkelser; og/eller
• undersøkelser av spesialiserte tjenesteleverandører

Vi ber ikke om eller, så vidt vi vet, samler inn personopplysninger om mindreårige under 13 år.

Hvorfor samler vi inn personopplysninger?
Vi samler inn og behandler personopplysningene dine for å drive virksomheten vår og sikre at du mottar kvalitetstjenester. Vi samler bare inn personopplysninger som er tilstrekkelige, relevante og begrenset til hva som er nødvendig for de aktuelle formålene med behandlingen.

Det juridiske grunnlaget for innsamlingen og behandlingen av personopplysningene dine er å gjennomføre alle prekontraktuelle og kontraktuelle skritt og oppfylle energiforsyningskontrakten mellom deg og Kosan Gas ("Kontrakt"). Vi samler også inn personopplysningene dine for å overholde våre juridiske, forskriftsmessige og kontraktsmessige forpliktelser og for å forsvare og etablere våre interesser, særlig i forbindelse med juridiske krav og andre tvister med kunder og/eller tredjeparter.

I denne erklæringen betyr "prekontraktuelle skritt" enhver handling vi foretar under presentasjonen av våre tjenester og produkter som kan kreve innsamling av personopplysninger for å oppfylle dine forventninger.

Det er nødvendig å oppgi personopplysninger for å inngå og oppfylle kontrakten. Hvis du ikke oppgir personopplysningene, kan vi ikke tilfredsstille forespørslene dine eller gi deg de forespurte produktene og tjenestene.

Mer spesifikt bruker vi personopplysningene dine for å:

• oppfylle våre forpliktelser til å levere produkter og tjenester fremsatt i kontrakten
• muliggjøre transaksjoner og betalingsbehandling
• tilby deg tjenester som dekker behovene dine
• sende deg reklame og kommersiell informasjon, basert på dine preferanser og med ditt samtykke
• utvikle effektive, innovative produkter
• gjennomføre analyser, utarbeide statistikk og bruke dataanalyse for å tilpasse våre kommersielle og logistiske aktiviteter
• legge til rette for ordrefullføring, blant annet ruteplanlegging og behovsprognoser
• overholde våre juridiske og forskriftsmessige forpliktelser og krav
• behandle eventuelle søksmål med deg eller en tredjepart der personopplysningene dine er involvert
• foreta automatisert behandling og profilering
• fullføre våre forpliktelser overfor deg

Dette gjør vi med personopplysningene dine
Alle personopplysningene vi innhenter fra deg, eller som genereres av deg, brukes for å levere tjenestene. Grunnlaget for vår lovlige behandling er derfor å oppfylle kontrakten vi har inngått med deg, og/eller ta prekontraktuelle skritt for å gjøre dette.

Vi behandler også personopplysningene dine i våre legitime interesser eller i de legitime interessene til en tredjepart, noe som inkluderer våre krav om å bruke personopplysningene dine i søksmål eller for andre juridiske formål som involverer oss og/eller våre tilknyttede selskaper. Dette kan også omfatte behovet for å overføre personopplysningene dine til tredjeland uten tilstrekkelig personvernslovgivning, for eksempel USA, hvor vårt overordnede morselskap er lokalisert. I så fall tar vi de nødvendige skritt for å beskytte personopplysningene dine slik personvernlovene krever. Vi sikrer personvernet og sikkerheten for spesielle kategorier av personopplysninger slik personvernlovene krever.

Du kan også gi oss samtykke til å bruke personopplysningene som beskrevet ovenfor i denne erklæringen. Vi bruker ikke personopplysningene til andre formål uten ditt samtykke. Etter at du gir oss ditt samtykke, har du når som helst rett til å fortelle oss at du ikke ønsker å bli kontaktet av oss for andre formål.

Vi har også tillatelse til å behandle personopplysningene dine for å overholde våre juridiske og forskriftsmessige forpliktelser og/eller våre kontraktsmessige forpliktelser til deg for å levere tjenester til deg, administrere kontoen din hos oss og håndtere eventuelle tekniske problemer eller støtteforespørsler som kan oppstå.

Noen av personopplysningene dine behandles av oss i USA og lagres på servere i USA. Ved å bruke tjenestene våre gir du uttrykkelig bekreftelse på og samtykke til at noen av personopplysningene dine overføres til USA, som kan ha personvernlover med lavere standard enn lovene i hjemlandet ditt. Sikkerhetstiltakene våre beskrives nedenfor i denne personvernerklæringen.

Personopplysningene dine kan deles med følgende mottakere, hvis delingen er nødvendig for å oppnå formålet med innsamlingen og behandlingen av personopplysningene:

• Interne mottakere: våre kundeservicesentre og logistikkontorer, vår økonomiavdeling, juridiske avdeling og markedsavdeling, markedsavdelingen i våre datterselskaper, de juridiske og interne kontrollfunksjonene til våre partnere, inkludert vårt morselskap, som kan være i tredjeland som er bundet til å overholde gjeldende krav til personvern.
  
  
• Tredjepartsmottakere som er engasjert av oss for å oppfylle kontrakten eller gjøre oss i stand til å levere tjenester og produkter til våre kunder, eksterne rådgivere og revisorer, motparter (der det er relevant) og tjenesteleverandører engasjert av oss. Tredjepartsmottakere inkluderer: transportører; inspektører og personer ansvarlige for vedlikehold av tekniske installasjoner; telefonsentre; arrangører, PR-, reklame- og markedsføringsbyråer; partnerplattformer; lead-generering; leverandører av skrivere, dokumentbehandling, papirkopier eller elektronisk arkivering; leverandører av studier eller statistisk analyse; leverandører av vedlikehold av tredjepartsprogrammer, programvaretjenester og lagring; banker; og, i tilfelle tvister, etterforskere, juridiske rådgivere, inkassobyråer, rettsbetjenter, advokater og notarer og partene i tvisten.

Vi tillater ikke at andre tredjeparter får innsyn til personopplysningene dine, unntatt det som kreves eller tillates av gjeldende lover eller i henhold til våre retningslinjer for personvern. Vi kan videreformidle personopplysningene dine til våre underleverandører, representanter eller betalingstjenesteleverandører (som kan befinne seg i USA eller utenfor EØS), som vi har inngått kontrakt med slik at vi kan levere tjenestene våre, forutsatt at disse underleverandørene eller representantene gir en skriftlig godkjenning av kravene til personvern og sikkerhetsstandarder som beskrives i denne personvernerklæringen. I alle tilfeller dekkes overføringen av personopplysningene dine av Europakommisjonens standard kontraktsklausuler, som ble inngått av de berørte parter
(https://EUR-Lex.Europa.EU/Legal-content/en/txt/?URI=CELEX%3A32004D0915) (http://EUR-Lex.Europa.EU/Legal-content/en/txt/?URI=CELEX%3A32010D0087).

Det kan forekomme tilfeller hvor vi utleverer personopplysningene dine til andre parter for å: (i) overholde loven eller obligatoriske rettslige prosesser (for eksempel en ransakingsordre eller rettskjennelse), eller etterkomme forespørsel om informasjon fra myndigheter eller ved andre juridiske formål, (II) verifisere eller håndheve samsvaret med retningslinjene for tjenestene, eller (III) beskytte rettighetene, eiendommen eller sikkerheten vår, våre tilknyttede selskaper, forretningspartnere eller kunder, eller på annen måte våre og/eller våre tilknyttede selskapers legitime forretningsinteresser og i overensstemmelse med personvernlovene.

Vi kan dele personopplysningene dine med andre foretak i forbindelse med salg, overdragelse, fusjon eller annen overføring av hele eller deler av vår virksomhet til den aktuelle forretningsenheten.

I alle tilfeller hvor vi trenger å dele personopplysningene dine med tredjeparter, begrenser vi innholdet og kategoriene av personopplysninger til det som er nødvendig for å overholde våre kontraktsmessige forpliktelser overfor deg eller våre juridiske og/eller forskriftsmessige krav. Vi kan avidentifisere personopplysningene for å beskytte personvernet ditt.

Slik beskytter vi personopplysningene
Helt fra utformingen av våre produkter, tjenester, nettsteder og applikasjoner iverksetter vi tiltak for å sikre at personopplysningene dine beskyttes. Overføring av bankopplysningene dine krypteres av SSL-protokollen (Secure Socket Layer). Våre medarbeidere er klar over restriksjonene for behandling av personopplysninger, får jevnlig opplæring i personvern og overholder interne retningslinjer for samsvar i henhold til gjeldende europeiske og nasjonale forskrifter.

Vi forstår at sikker lagring av data er viktig. Derfor lagrer vi personopplysninger og andre data ved hjelp av passende fysiske, tekniske og administrative sikkerhetstiltak for å sikre data mot forutsigbar risiko, som uautorisert bruk, innsyn, utlevering, ødeleggelse eller modifikasjon. Selv om vi i god tro gjør vårt beste for å lagre informasjonen vi samler i et sikkert driftsmiljø som ikke er tilgjengelig for allmennheten, kan vi ikke garantere fullstendig sikkerhet. Vi arbeider for å sikre integriteten og sikkerheten for nettverkene og systemene våre, men vi kan ikke garantere at sikkerhetstiltakene våre hindrer tredjepart-hackere fra å tilegne seg denne informasjonen på ulovlig vis.

Vi forholder oss til tredjeparter som respekterer personvernrettighetene, og vi begrenser innsynet deres til kun de personopplysningene de trenger for å utføre oppgavene sine. Informasjonutveksling utføres ved hjelp av sikre protokoller. For å sikre et høy sikkerhetsnivå for personopplysningene dine er underleverandørene våre underlagt kontroller og tilsyn som kreves av personvernlover.

Så lenge beholder vi personopplysningene
Vi beholder personopplysningene dine knyttet til bruken av tjenestene våre så lenge kundeforholdet varer og i den perioden som loven i det aktuelle landet krever, pluss en juridisk relevant tidsperiode etter at kundekontoen er stengt for å imøtekomme juridiske og forskrifts-, revisjons- og skattemessige krav. Etter at denne perioden er utløpt, blir personopplysningene knyttet til kontoen din og din bruk av tjenestene slettet eller avidentifisert i samsvar med personvernlovene. Alle personopplysninger som du har gitt oss i markedsføringsøyemed, beholdes til du gir oss beskjed om at du ikke lenger ønsker å motta denne informasjonen.

Varsel om andre tjenester og produkter
Vi vil gjerne bruke navnet ditt og e-postadressen din for å informere deg om våre fremtidige eller relevante tjenester, tilbud og lignende produkter. Hvis du gir oss ditt samtykke til å motta markedsføringskommunikasjon, gir vi deg rett til å stoppe abonnementet i hver enkelt elektronisk kommunikasjon. Denne informasjonen deles ikke med tredjeparter, og du kan stoppe abonnementet når som helst via e-post eller nettsiden vår.

Dine rettigheter
Personvernlovene slår fast at du har en rekke tilleggsrettigheter når det gjelder personopplysningene dine. I henhold til visse vilkår i samsvar med personvernlovene kan du be om: (i) innsyn i personopplysningene dine, (II) retting av eksisterende personopplysninger, (III) sletting av personopplysningene dine som er underlagt andre forskrifter eller kontraktsmessige forpliktelser, (IV) portabilitet for personopplysningene dine (retten til portabilitet lar deg få noen av opplysningene i et åpent, maskinlesbart format) der dataene er behandlet etter samtykke og på en automatisert måte, (v) reservasjon mot behandling av personopplysningene dine, eller (vi) begrensning av behandlingen av personopplysningene dine for å bekrefte dens nøyaktighet, motsette deg sletting eller utøve eller forsvare rettighetene dine.

Hvis du utøver retten til å be om at vi sletter eller begrenser behandlingen av personopplysningene dine, bør du være oppmerksom på at dette kompromitterer vår evne til å levere tjenester og produkter til deg.

Hvis du ønsker å klage på hvordan vi har håndtert personopplysningene dine, kan du kontakte vårt personvernombud. Du mottar kontaktinformasjonen etter forespørsel, eller du kan sende en e-post til privacy@ugiintl.com (Kosan Gas’ morselskap). Personvernombudet undersøker saken og gir raskt svar til deg eller tilsynsmyndighet i landet du bor i.

Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vår håndtering av personopplysningene dine, kan du kontakte privacy@ugiintl.com .